Η διοργάνωση, στην οποία συμμετέχουν περισσότεροι από 400 αθλούμενοι ηλικίας άνω των 50 ετών, έχει ανατεθεί στην Ελληνική Γυμναστική Ομοσπονδία από την Ευρωπαϊκή Ομοσπονδία Γυμναστικής (European Gymnastics) και υλοποιείται με την υποστήριξη της Περιφέρειας Κρήτης, της Περιφερειακής Ενότητας Ρεθύμνου, του Δήμου Ρεθύμνης, του Υπουργείου Πολιτισμού & Αθλητισμού και του Πανεπιστημίου Κρήτης.

Στην Τεχνική Σύσκεψη, τους αρχηγούς των αποστολών από τις 16 χώρες που συμμετέχουν στη διοργάνωση (Τσεχία, Εσθονία, Ιταλία, Σλοβακία, Σλοβενία, Λετονία, Ελβετία, Γαλλία, Λουξεμβούργο, Λιθουανία, Γερμανία, Δανία, Φινλανδία, Η.Π.Α., Αζερμπαϊτζάν και Ελλάδα), καλωσόρισαν και ενημέρωσαν διεξοδικά ο Αντιπρόεδρος της European Gymnastics Ρούντι Χέντιγκερ, η Πρόεδρος της Τεχνικής Επιτροπής Γυμναστικής για Όλους της European Gymnastics Χλιφ Θόργκεϊρσντότιρ, ο Γενικός Γραμματέας της Ε.Γ.Ο. και Πρόεδρος της Τεχνικής Επιτροπής Γυμναστικής για Όλους της Ομοσπονδίας Κώστας Πανταζής, ο Εκτελεστικός Διευθυντής της διοργάνωσης και μέλος του Δ.Σ. της Ε.Γ.Ο. Νίκος Προβιάς, καθώς και η Υπεύθυνη Διοίκησης της Οργανωτικής Επιτροπής της διοργάνωσης Αγγελική Γιαννακάκη.

Η επίσημη έναρξη της διοργάνωσης θα κηρυχθεί στις 18:30 το απόγευμα της Κυριακής (03/10) στην Πλατεία Μικρασιατών, ενώ οι αγωνιστικές δράσεις του Φεστιβάλ θα διαρκέσουν από τη Δευτέρα (04/10) έως και την Παρασκευή (08/10).